Datenmanagementplan

Die einzelnen in einem Datenmanagementplan zu berücksichtigenden Aspekte werden im Folgenden kurz skizziert, wobei diese Liste keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, sondern vor allem als Anregung für verschiedene Themenfelder gedacht ist. Zu einigen Aspekten folgen ausführlichere Abschnitte im Anschluss an diese Übersicht.

Die Aufgaben können grob in drei Phasen gegliedert werden:

• Planungsphase
• Durchführungsphase
• Abschlussphase

Planungsphase

In der Planungsphase eines Projektes ist es im Hinblick auf den Datenmanagementplan insbesondere notwendig, die hierfür erforderlichen Ressourcen einzuplanen. Diese stehen in direkter Abhängigkeit von dem allgemeinen Rahmendaten und den anzuwendenden Methoden. Sie umfassen sowohl den technischen, als auch den personellen Aufwand. Neben der allgemeinen Festlegung von Verantwortlichkeiten empfiehlt es sich, für den Datenmanagementplan als ganzes oder spezifischer Teile und Datenarten Datenverantwortliche zu benennen.

Rahmendaten und administrative Angaben

• Welche allgemeinen Informationen und Rahmenbedingungen des Projektvorhabens kontextualisieren das Vorhaben und die Daten? (z.B. Eckdaten des Projektes wie Titel, Namen der Verantwortlichen, Partner, Methoden und Laufzeit)
• Was sind, zusammengefasst, die Ziele und das Vorhaben?
• Wer sind die Projektträger und Finanzgeber?

Dazu kann auch die Liste für Projektbezogene Metadaten konsultiert werden.

Verantwortlichkeiten

• Wie werden die Rollen und Zuständigkeiten beim Datenmanagement eingeteilt?
• Wer beaufsichtigt die Einhaltung des Datenmanagementplans und der daraus resultierenden Vorgaben?
• Wer ist für Hard- und Software zuständig?
• Wer kümmert sich um die Sicherung der Daten und Backups?
• Wer sind institutionelle Ansprechpartner?
• Wer sind sonstige Ansprechpartner?
• Wer kümmert sich um die Integrität der Daten?
• Wie werden die Verantwortlichkeiten kommuniziert?
• Ist für eine Kontinuität bei den Verantwortlichkeiten gesorgt?
• Wer bekommt welche Berechtigungen für welche Daten?
• Gibt es für bestimmte Datenarten Datenverantwortliche?

Rechtliche Aspekte

• Welche Daten sind urheberrechtlich geschützt?
• Welche Daten fallen unter Datenschutz?
• Wie werden die Rechte am geistigen Eigentum für die Daten von Beginn an dokumentiert?
• Gibt es Anforderungen und Einschränkungen für eine Veröffentlichung der Daten?
• Mit welchen Lizenzen sollen die Daten für Dritte zur Verfügung gestellt werden?

Methoden

• Welche Methode oder Grabungsmethode wird angewandt?
• Hat die Fundstelle oder das Projektvorhaben Einfluss auf die zu verwendenden Methoden?
• Gibt es Richtlinien oder Best-Practices für die eingesetzten Methoden?
• Welche Dokumentationsmethoden kommen zum Einsatz?
• Beeinflusst die zu verwendende Methode die Datenmenge?

Vorgaben, Richtlinien und Standards

• Gibt es Gesetze, Vorschriften der Institution, der Projektträger, der Geldgeber, der externen Partner, der zuständigen Landesämter, die eingehalten werden müssen?
• Kann eine bestehende institutionelle Infrastruktur zur Organisation, Verwaltung und Speicherung der Daten genutzt werden?
• Sind externe Standards und Richtlinien für den Umgang mit den Daten bekannt?
• Welche Qualitätsvorgaben sind für die verschiedenen Datenarten notwendig?
• Müssen eigene Vorgaben definiert werden?
• Gibt es Checklisten zur Kontrolle der Einhaltung von Vorgaben?

Kosten und Ressourcen

• Wie hoch werden die anfallenden Kosten für Personal und Technik eingeschätzt?
• Berücksichtigt die Kostenkalkulation die Kosten in Abhängigkeit der zu erwartenden Datenmenge?
• Fallen weitere Kosten für externe Partner oder Dienstleister an?
• Muss mit zusätzlichen Kosten für spezielle Anwendungen, Werkzeuge, Systeme etc. gerechnet werden?
• Wie sind die Kosten für die Publikation der Ergebnisse zu erwarten?
• Welche Folgekosten sind nach Projektende zu erwarten, beispielsweise für die Archivierung der Forschungsdaten?
• Welche weiteren Ressourcen werden benötigt?
• Bei reproduzierbaren Daten: Sind die Kosten für eine Aufbewahrung höher als für eine Wiederbeschaffung?
• Welche Kosten fallen einmalig an, welche regelmäßig?
• Können Kosten durch regelmäßige Aufgaben oder durch eine frühzeitige Berücksichtigung von bestimmten Aufgaben verringert werden? (z.B. Dokumentation, Auswahl für das Archiv)
• Wer trägt welche Kosten?
• Kann der Standard während der gesamten Laufzeit gehalten werden?

Weitere Hinweise zur Planung von Kosten und Ressourcen sind in der Broschüre “Einstieg ins Forschungsdatenmanagement in den Geowissenschaften” des EWIG-Projektes ab Seite 11 zu finden.

Durchführungsphase

Während der Durchführung eines Projektes werden die in der Planungsphase gesammelten und erstellten Vorgaben umgesetzt und deren Einhaltung aktiv kontrolliert, sowie bei Bedarf angepasst.

Eine zeitnah nach Plan durchgeführte Erstellung, Verarbeitung, Analyse und Dokumentation von Daten und Arbeitsabläufen vermeidet eine lange und kostenintensive Abschlussphase.

Externe Partner oder Dienstleister

• Mit welchen externen Partnern soll kooperiert werden?
• Welche Dienstleister sollen in Anspruch genommen werden?
• Welche Auflagen entstehen dadurch und sind diese mit den eigenen Vorgaben vereinbar?
• Wie erfolgt der Datenaustausch?
• Bei wem verbleiben die Rechte an den Daten?
• Wie werden die verschiedenen Vorgaben und Richtlinien an externe Partner kommuniziert?

Hard- und Software

• Welche Hard- und Software steht zur Verfügung?
• Werden spezielle Geräte oder Programme benötigt?
• Erfüllen die Systeme die vorgegebenen Auflagen, etablierte Standards und die Anforderungen an ein nachhaltiges Datenmanagement?
• Können kostenpflichtige Programme durch frei verfügbare Programme (sogenannte Open-Source-Software) ersetzt werden?

Datentypen und Datenformate

• Welche Daten werden verwendet oder erzeugt? (z.B. Beobachtungs- und Messdaten, prozessierte Daten etc.)
• In welchen Formaten werden die Daten erzeugt und in welchen sollen sie gesichert werden?
• Welches Datenformat ist für die Archivierung geeignet?
• Gibt es verbreitete Standards, die bei der Wahl des Formats zu beachten sind?
• Können offene Formate verwendet werden oder müssen proprietäre verwendet werden und hat das Implikationen für die verwendete Hard- und Software?

Weitere Informationen sind in den Kapiteln Dateiformate und Forschungsmethoden zu finden.

Nachnutzung vorhandener Daten

• Gibt es bereits vorhandene Daten, die nachgenutzt werden können?
• Wurde nach Datenbeständen im Besitz der eigenen Institution oder von Dritten recherchiert?
• Wie sind deren Zugriffsmöglichkeiten und Urheberrechte?
• Ist die Qualität der Daten ausreichend? (z.B. geeignete Formate, ausreichend Dokumentation)
• Wie wird die Integration zwischen bereits bestehenden und neuen Daten organisiert?
• Sind auch analoge Quellen zu berücksichtigen?

Erzeugung und Prozessierung von Daten

• Welche Daten müssen neu erzeugt werden oder können bestehende nachgenutzt werden, um das Projektziel zu erreichen?
• Handelt es sich um einmalige Daten oder können sie reproduziert werden?
• Welche Rolle spielen die Daten innerhalb des Projektes? (z.B. Dokumentation, Publikation, Nachnutzung etc.)
• Gibt es sensible oder besonders schützenswerte Daten?
• Kann man Anforderungen potentieller Nachnutzer bei der Datenerzeugung mitberücksichtigen?

Datenmenge

• Wie groß ist die zu erwartende Datenmenge für die Gesamtdauer des Projekts?
• Hat das Folgen für die Speicherung und Sicherung der Daten? (z.B. längere Backup-Zeiten)
• Ergeben sich daraus besondere Anforderungen an die technische Infrastruktur? (z.B. mehr Speicherplatz)
• Fallen verschiedene Bearbeitungsstufen mit verschiedenen Versionen an, die gegebenfalls ein Versionierungssystem erfordern?

Weitere Informationen zur Versionierung sind in dem Abschnitt Versionskontrolle zu finden.

Dateispeicherung und -sicherung

• Welche Maßnahmen zur Dateispeicherung und -sicherung sind während des Projekts notwendig?
• Auf welcher Hardware sollen die Daten gesichert werden? (z.B. Server oder Festplatten)
• Wie oft, womit und durch wen werden Backups durchgeführt?
• Wer ist für die Datenspeicherung und -sicherung verantwortlich?
• Gibt es ein Disaster Management?
• Wurden die Maßnahmen zur Dateiwiederherstellung geprobt?

Weitere Informationen sind im Abschnitt Dateispeicherung und -sicherung zu finden.

Dateiverwaltung

• Wie sollen Dateien benannt, geordnet und versioniert werden?
• Gibt es Benennungsregeln für die Dateien?
• Kann auf auf bestehende Vorgaben und Systeme für die Dateiverwaltung zurückgegriffen werden?
• Sind Verzeichnisstrukturen logisch nachvollziehbar und selbsterklärend?
• Ist die Datenablage dokumentiert?
• Wie ist der Umgang mit verschiedenen Dateiversionen geplant?
• Ist der Einsatz eines Versionierungssystems notwendig?
• Werden Daten, die für eine künftige Nachnutzung geeignet sind oder archiviert werden sollen, gesondert verwaltet?

Weitere Informationen sind im Abschnitt Dateiverwaltung zu finden.

Dokumentation

• Wie sollen die Daten beschrieben werden, damit sie kurz- und langfristig lesbar und verständlich sind?
• Welche Informationen sind zur Dokumentation der Forschungsdaten notwendig?
• Zu welchem Zeitpunkt muss die Dokumentation geschehen?
• Gibt es Vorgaben oder Standards dafür?
• Werden Veränderungen und Aktualisierungen der Daten dokumentiert?
• Wie sollen Metadaten abgelegt und gespeichert werden?
• Werden Anpassungen an der Projektstruktur und dem Datenmanagementplan dokumentiert?
• Werden Ausnahmen dokumentiert?
• Gibt es Werkzeuge, die den Dokumentationsprozess unterstützen?

Weitere Informationen sind im Abschnitt Dokumentation zu finden.

Qualitätssicherung

• Welche Kriterien sind hinsichtlich vorhandener Standards zur Qualitätssicherung zu beachten?
• Wie werden Vorgaben zu Formaten und zur Datenbearbeitung eingehalten?
• Sind die Daten genau, konsistent und authentisch?
• Sind die Daten vollständig?
• Wie steht es um die Integrität der Daten?
• Sind die Daten verständlich Dokumentiert und geht aus der Dokumentation hervor: Wer hat wann , zu welchem Zweck , was un d womit gemacht?
• Wird eine Qualitätskontrolle durchgeführt?
• Gibt es Checklisten zur Unterstützung der Qualitätskontrolle?
• Welche Maßnahmen gegen ein versehentliches Löschen oder eine Manipulation der Daten werden getroffen?

Datenaustausch

• Wie ist der Datenaustausch zwischen den Projektbeteiligten geplant?
• Welche technische Infrastruktur ist für den Datenaustausch erforderlich?
• Sind gesetzliche Vorgaben oder andere Einschränkungen zu beachten?
• Wie soll auf die Daten zugegriffen werden?
• Welche Nutzungsrechte liegen für die Daten vor?

Abschlussphase

In der das Projekt abschließenden Phase müssen besonders Entscheidungen sowohl zur mittelfristigen Datenaufbewahrung, als auch zur langfristigen Archivierung der im Projekt generierten Daten und Ergebnisse getroffen werden. Neben der Klärung der organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen muss hierbei spezielles Augenmerk auf die Regelung der Zugänglichkeit zu den langzeitarchivierten Daten und der Nachnutzung gelegt werden. So wird sichergestellt, dass über den Projektabschluss hinaus die Daten langfristig zur Verfügung stehen.

Mittelfristige Datenaufbewahrung

• Welche Gründe gibt es für eine Aufbewahrung der Daten?
• Liegen Vorgaben zur Aufbewahrungsdauer der Daten vor?
• Liegen Vorgaben zu Aufbewahrungsorten der Daten vor?
• Welche Daten sollen oder müssen aufbewahrt werden, welche Daten sollen oder können gelöscht werden?
• Sind sie selbst Hersteller der Daten?
• Ist die Aufbewahrung von Fremddaten zwingend notwendig?
• Wie lange sollen die Daten aufbewahrt werden?
• Wie und wo sollen die Daten aufbewahrt werden?
• Wer ist für die Aufbewahrung der Daten verantwortlich?
• Sind Kosten zu erwarten?

Vorbereitung für die langfristige Archivierung

• Welche Daten sollen archiviert werden?
• Liegen Kriterien für die Auswahl der Daten vor?
• Gibt es eine passende Archivlösung?
• Wurde bereits Kontakt mit dem Archiv aufgenommen?
• Welche Besonderheiten gilt es zu beachten? (z.B. eine gesonderte Aufbereitung der Daten)
• Wann und durch wen werden die Daten übergeben?

Zugänglichkeit und Nachnutzung

• Wie sollen die Daten zugänglich sein?
• Welche Zusatzinformationen sind für das Verständnis der Daten notwendig?
• Wer darf die Daten nutzen, welche Lizenzen sollen verwendet werden?
• Gibt es Einschränkungen für den Zugriff auf und die Nutzung der Daten?
• Auf welche Weise sollen die Daten zur Verfügung gestellt werden?

Projektabschluss

• Liegt die Dokumentation vollständig und den Vorgaben entsprechend vor?
• Ist eine gesonderte abschließende Dokumentation erforderlich?
• Ist der Datenmanagementplan in die Dokumentation integriert?
• Ist die Nachnutzbarkeit der Forschungsdaten auch nach Projektende gewährleistet?
• Wie ist die mittelfristige Aufbewahrung der Daten geregelt?
• Wie ist die langfristige Archivierung der Daten geregelt?
• Wie ist die Zugänglichkeit der Daten geregelt?

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Autoren:

• Trognitz, Martina, DAI - IANUS
• Jahn, Sabine, ehemals DAI - IANUS
• Hagmann, Dominik, Universität Wien, Klassische Archäologie, Profil an der Universität Wien
• Räther, Jörg, Archäologisches Museum Hamburg, Archäologisches Museum Hamburg