Dokumentation

Das wichtigste Kriterium für die Archivierung und Nachnutzbarkeit von Daten ist neben technischen Aspekten, wie die Wahl eines geeigneten Langzeitformates, eine vollständige Dokumentation . Viele Dokumente und Dateien sind nicht aus sich selbst heraus verständlich. Sie stehen immer in einem gewissen Forschungs- oder Projektkontext, der für die Nachnutzung dokumentiert werden muss. Damit Forschungsdaten von Dritten gefunden und sinnvoll verwertet werden können, müssen sie durch zusätzliche Informationen ergänzt und strukturiert beschrieben werden. Wenn Daten ausreichend fachlich wie technisch beschrieben werden, können sie durch andere Personen wissenschaftlich nachgenutzt werden und besitzen somit einen Wert für die Zukunft. Nur dann lohnt sich auch der Aufwand einer analogen oder digitalen Langzeitarchivierung.

Die Dokumentation eines Projektes und der erzeugten Daten sollte als ein wichtiger, kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der von Anfang an berücksichtigt und während des gesamten Lebenszyklus von Daten umgesetzt wird -- und nicht erst nach Abschluss von Arbeiten oder bei der Übergabe von Beständen an ein Archiv. Insofern bedarf es innerhalb von größeren Projekten eines Verantwortlichen oder einer Organisationsform aller Beteiligten, welche die Struktur und Pflege der Dokumentation konzeptionell und koordinierend begleitet. Gemeinsam muss definiert werden, welcher Gegenstand dokumentiert wird, in welchem Umfang und mit welcher Gliederung, welche Form geeignet ist (z. B. Wiki versus PDF), wie die Aktualität der Inhalte erhalten wird, wie Nutzer über Änderungen informiert werden usw. Fehlende Strategien für den Aufbau und die Pflege einer Dokumentation führen häufig zu Unübersichtlichkeit und dadurch zu einer Konfusion der beteiligten Akteure. Von umfassenden, detaillierten und strukturierten Angaben zu digitalen Daten profitieren nicht nur die Archive und zukünftige Generationen von Forschern, sondern auch die Wissenschaftler selbst während der Durchführung eines Projektes -- genauso wie es auch bei einer guten analogen Dokumentenablage der Fall ist.

Welche Informationen sind für eine Dokumentation erforderlich? Wichtig sind alle Angaben, die den Entstehungsprozess und -kontext sowie die Konventionen von Inhalten und Daten beschreiben oder zumindest skizzieren. Dabei kann die Dokumentation als "`Beipackzettel"' verstanden werden, der anderen Personen das Auffinden der Daten, das Verstehen der Inhalte, eine sinnvolle Wiederverwendung der Daten für weitere Forschungen ermöglicht und die Vergleichbarkeit von Daten erhöht. So ist es beispielsweise üblich, bei Fotografien das Aufnahmedatum, eine Kurzbeschreibung des abgelichteten Gegenstandes und den Fotografen anzugeben, Zeichnungen mit einem Maßstab, der geografischen Ausrichtung, dem Zeichner und einem Kurztext zu beschriften oder bei Texten einen Autor, einen Titel und ein Datum zu nennen.

Insbesondere bei digitalen Daten sind zusätzliche, spezialisierte Informationen erforderlich, die über die rein deskriptiven Angaben zu den Inhalten und zum Forschungsinteresse hinausgehen und nicht nur die primären Fragen zu "Wer, Wie, Was, Wo, Wann und Warum?" beantworten. So sind technische und administrative Angaben über die Vorgehensweise der Datenerhebung und die eingesetzten Programme, mit denen die Daten erzeugt oder digitalisiert wurden, für ein späteres Auslesen, Auswerten und Interpretieren unverzichtbar. Auch wie die Daten strukturiert wurden und in welcher Beziehung Dateien zueinander stehen, muss in der Regel explizit erklärt werden. Angaben zu Qualitätssicherungsverfahren, Änderungshistorie und Versionierung von Daten erlauben es, das empirische Vorgehen im Forschungsprozess nachzuprüfen. Zudem ist es wichtig zu erklären, wie Dritte zukünftig auf die Daten zugreifen oder sie nutzen dürfen.

Damit unbeteiligte Personen den größeren Zusammenhang einer einzelnen Information oder eines Datenbestandes verstehen und nachvollziehen können, sollte jede Dokumentation eines Projektes mindestens folgende Punkte enthalten:

• Angaben zur Fragestellung und zum Untersuchungsgegenstand
• Angaben zu den Projektverantwortlichen für Nachfragen
• Zusammenfassung der wissenschaftlichen Ergebnisse
• Beschreibung von Arbeitsabläufen und Methoden, vor allem bezüglich der Datenerhebung, -verarbeitung und Qualitätssicherung
• Auflistung der erzeugten unterschiedlichen Dokumentarten (z. B. Tagebücher, Berichte, Listen, Fotos etc.)
• Beschreibung von verwendeten Handbüchern, Standards, projektspezifischen Konventionen, Thesauri, Nummernsystemen etc.
• Auflistung der eingesetzten technischen Geräte und Programme
• Relevante Publikationen und wichtige Sekundärliteratur
• Wichtige Korrespondenzen, Verträge, Anträge etc. (ggf. in anonymisierter Form)
• Bestimmungen zur weiteren freien oder eingeschränkten Verwendung von Daten

In dem Abschnitt Speicherung von Metadaten sind weitere allgemeine Angaben zu finden. In dem Kapitel Dateiformate werden außerdem weitere notwendige Angaben abhängig vom Dateityp aufgelistet. Auch für die Anwendung von bestimmten Methoden werden gesonderte Dokumentationsangaben erforderlich, die in dem Kapitel Forschungsmethoden zu finden sind.