Im Umgang mit digitalen Daten gelten für jede Phase eines Forschungsprojektes unterschiedliche Anforderungen und Bedingungen. Da Forschungsdaten einem Lebenszyklus unterliegen, haben Entscheidungen und Arbeitsschritte, die in einer bestimmten Phase getroffen werden, auch Auswirkungen auf die anderen Phase des Datenkreislaufs. Bereits bei Entwurf und Planung eines neuen Forschungsprojektes muss überlegt werden, welche Informationen bereits digital existieren, welche Arten von Dateien neu erzeugt werden müssen, welche Informationstechnologien zum Einsatz kommen sollen und wie das Management der Forschungsdaten gestaltet sein wird.

Insofern gilt es einige Aspekte so früh wie möglich, häufig noch vor der Erstellung der ersten Datei, zu adressieren:

• Informationen über existierende Standards und Richtlinien einholen
• Entscheidungen über die zu verwendenden Dateiformate und Softwareprogramme fällen
• Verantwortliche für das Datenmanagement bestimmen
• Kriterien für die laufende Dokumentation entwickeln
• Konventionen für die Benennung und Versionierung von Dateien festlegen
• Strategien zur Speicherung und Sicherung definieren
• Geeignete Infrastrukturen für die Archivierung auswählen und kontaktieren

Diese und weitere Fragen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Projektes werden im Folgenden anhand eines sogenannten Datenmanagementplans thematisiert. Der Datenmanagementplan bildet einen wichtigen Baustein zur Festlegung der Arbeitsabläufe im Umgang mit Forschungsdaten und für eine Kostenkalkulation.

Je mehr und je früher in den Einzelentscheidungen die Nachnutzung der Daten durch Dritte auch über die Lebensdauer eines Projektes hinaus berücksichtigt wird und die Langzeitarchivierung als kontinuierliche Maßnahme und nicht als letzter Schritt eines bereits abgeschlossenen Projektes begriffen wird, umso leichter gelingt es, einmal erhobene Daten auch für die Zukunft zu erhalten. Die Archivierung der Daten nach Abschluss eines Projektes wird erleichtert, wenn schon während der Durchführung eines Projektes auf die konsequente Erfüllung der im Datenmanagementplan genannten Aufgaben geachtet wird.

Das Finanzierungskonzept eines Forschungsprojektes sollte neben Hard- und Softwareausstattung ausdrücklich angemessene Anteile für Personalkosten und Dienstleistungen berücksichtigen. Im Zweifelsfall ist es ratsam, sich hierbei beraten zu lassen. Ab einer bestimmten Projektgröße bzw. Umfang der zu prozessierenden Daten sollten eine oder mehrere Personalstellen eingeplant werden, die überwiegend oder ausschließlich für IT-Belange zuständig sind.

Vor oder kurz nach Beginn des Projektes erstellte und kommunizierte Richtlinien, ermöglichen es allen Projektmitarbeitern diese auch einzuhalten. Auf diese Weise wird die Handhabung der Projektdaten erheblich erleichtert, da geregelte Ordnerstrukturen und vorgegebene Namenskonventionen das Auffinden der Daten vereinfachen, die parallele Dokumentation das Verstehen und die Nachnutzung ermöglicht und Sicherungskopien das Risiko eines Datenverlustes reduzieren.

Abweichungen von den hier aufgeführten Empfehlungen sind nicht auszuschließen, doch sollten diese bewusst diskutiert und in Abwägung der jeweiligen Vor- und Nachteile entschieden werden.