Dokumentation mit Metadaten

Ein spezifischer Bestandteil einer jeden Dokumentation sind Metadaten. Während die Dokumentation die Summe aller Angaben zu einem Projekt und der zugehörigen Daten umfasst und sie in Form, Inhalt, Länge und Struktur je nach fachlichen Gepflogenheiten völlig frei formuliert sein kann, sind Metadaten nach festen formalen Kriterien strukturiert (z. B. als Formulare oder Eingabemasken) und beschreiben die Eigenschaften von anderen Daten, ohne diese selbst zu enthalten.

Metadaten machen die fachlich oder organisatorisch notwendigen Kontextinformationen explizit und dienen zur Auffindung von relevanten Informationen, deren Identifikation, deren Auswahl und Verwaltung. Beispielsweise sind Fotos nur anhand der mit ihnen assoziierten beschreibenden Metadaten effizient durchsuch- und auffindbar oder Karten nur dank einer Maßstabsangabe und einer aussagekräftigen Legende wissenschaftlich nutzbar. Die National Information Standards Organization (NISO) definiert Metadaten als Werkzeuge, um Forschungsdaten nachhaltig zu organisieren, zu erschließen, zu verstehen und zu benutzen. Werden Metadaten standardisiert gespeichert, können sie auch maschinell verarbeitet werden.

Da Metadaten immer von unterschiedlichen Informationsbedürfnissen und Anwendungskontexten abhängig sind, lassen sie sich unter verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Egal ob sie ein Forschungsvorhaben in seiner Gesamtheit oder den Inhalt eines einzelnen Dokuments beschreiben, können sie sich auf folgende Aspekte beziehen:

• Deskriptive Angaben, die ein Projekt, ein Objekt oder eine Methode fachlich und inhaltlich näher beschreiben (z. B. Kurzbeschreibung eines Fotos, Laufzeit eines Forschungsvorhabens, Autor eines Textes)
• Strukturelle Angaben, welche die physischen oder logischen Beziehungen zwischen komplexen Objekten beschreiben (z. B. referenzierte Dateien in Zeichnungen, die Reihenfolge von Fotos oder zusammengehörige Dateien)
• Administrativ-rechtliche Angaben, die Rechteinhaber, Lizenzbedingungen und Zugangsregeln benennen und für die Verwaltung relevant sind (z. B. Fristen für die Veröffentlichung von Ergebnissen)
• Administrativ-erhaltungsbezogene Angaben, welche die Geschichte eines digitalen Objektes, also die vorhergehenden und gegenwärtigen Zustände, nachvollziehen lassen und Erhaltungsmaßnahmen beschreiben (z. B. Angabe zur Herkunft einer Karte, Konvertierungsmaßnahmen)
• Technische Angaben, die Informationen zu Software und Hardware liefern (z. B. das Dateiformat eines Bildes, die Zeichenkodierung eines Textes oder technische Parameter eines Messgerätes). Sie werden benötigt, um Daten in veralteten Dateiformaten in neuere umwandeln oder um die ursprüngliche Programmumgebung mittels aktueller Technik nachbauen zu können.

Ein anderes Unterscheidungskriterium von Metadaten ist der Umfang der Daten, die sie beschreiben. Sie können sich beziehen auf:

• Eine größere zusammenhängende Datensammlung (z. B. der gesamte Datenbestand eines Projektes)
• Eine einzelne Datei
• Eine einzelne Information innerhalb eines Systems (z. B. ein Datensatz in einer Datenbank)

Weiterhin können Metadaten auch angewandte Prozesse und Methoden beschreiben, um den Entstehungsprozess von Dateien und Dateikonvoluten verständlicher zu machen und Hinweise für den weiteren Umgang mit den Daten zu liefern. Im Abschnitt Metadaten in der Anwendung werden daher Metadaten in drei Kategorien unterschieden:

• Projektbezogene Metadaten, die den gesamten Datenbestand eines Projektes dokumentieren
• Dateibezogene Metadaten, die einzelne Dateien dokumentieren
• Methodenbezogene Metadaten, die angewandte Prozesse und Methoden dokumentieren

Außerdem kann bei Metadaten unterschieden werden zwischen solchen, die eine manuelle Eingabe erfordern, und solchen, die durch Systeme und Programme automatisch erzeugt werden können. Erstere können beispielsweise eine Kurzbeschreibung oder Schlagworte sein. Letztere sind Angaben wie Erstellungsdatum, Dateiname oder Einstellungen der Digitalkamera.

Während für ein laufendes Projekt nur ein Ausschnitt dieser Metadaten eine praktische Relevanz besitzt, sind für die digitale Langzeitarchivierung von Daten alle Aspekte wichtig. Einige der Metadaten können ausschließlich von beteiligten Personen frühzeitig während des Prozesses der Datenerzeugung erfasst werden, da nur sie den Inhalt, den Charakter, die Struktur, den Kontext und die Quellen der Daten kennen. Andere Metadaten dagegen lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt bei der Archivierung und Veröffentlichung der Daten generieren.