Dateiablage

Mit Dateiablage ist hier vor allem die Ordnerstruktur gemeint. Für die Benennung der Ordner gelten die gleichen Regeln, wie für die Dateibenennung, die im Abschnitt Dateibenennung thematisiert werden. Lediglich die Dateinamenserweiterung wird bei Ordnernamen nicht verwendet. Die Dateiablage sollte selbsterklärend sein und unpräzise Namen wie etwa "In Arbeit" vermieden werden.

Wichtig ist, dass die Dateiablage logisch und hierarchisch aufgebaut ist, damit andere Nutzer die gewünschten Informationen finden und einordnen können. Dies bedeutet unter anderem, dass die Inhalte und Unterordner auch tatsächlich thematisch in den übergeordneten Ordner hineinpassen. Beispielsweise erwartet man in einem Ordner mit dem Namen "Fotos" diverse Fotos, die bei einer entsprechenden Menge vielleicht noch auf verschiedene Unterordner, wie zum Beispiel "Plana"' und "Profile", verteilt sind.

Ist aber in dem Ordner "Fotos" ein Unterordner mit dem Namen "Zeichnungen" enthalten, in dem verschiedene digitalisierte Zeichnungen abgelegt sind, führt das zu Schwierigkeiten. Der Unterordner wird wahrscheinlich nur schwer wiedergefunden werden, da der Name des übergeordneten Ordners einen anderen Inhalt verspricht.

Tritt der Fall ein, dass eine Datei oder ein Ordner thematisch in mehrere verschiedene übergeordnete Ordner passen würde, können verschiedene Lösungswege zur Anwendung kommen. Beispielsweise könnte eine Kopie abgelegt werden, was allerdings problematisch ist, wenn eine der Kopien verändert wird und diese nicht mit der anderen abgeglichen wird.

Auch von Dateiverknüpfungen ist abzuraten, da sie meist nicht betriebssystemübergreifend funktionieren und im schlechtesten Fall nur auf dem Rechner, mit dem sie erstellt wurden, funktionieren. Wird die Datei verschoben, umbenannt oder gelöscht, so wird die Dateiverknüpfung ins Leere führen.

Eine bessere Methode ist das Anlegen einer Textdatei mit einem Hinweis auf den Ablageort der Datei oder des Ordners. In diesem Fall muss aber darauf geachtet werden, dass die gesuchte Datei sich auch tatsächlich an dem angegebenen Ort befindet. Bei Verschieben oder Löschen müsste die Textdatei also auch immer berücksichtigt und angepasst werden.

Am besten ist es, nur eine Instanz einer Datei oder eines Ordners zu haben. Bei Zuordnungsschwierigkeiten kann es helfen, die Datei oder den Ordner in der hierarchischen Struktur höher anzusiedeln.

Eine Textdatei kann auch verwendet werden, um die vorhandene Ordnerstruktur zu erklären oder auf Besonderheiten hinzuweisen. Beispielsweise kann in einem Ordner mit Fotos, deren Metadaten in einer Datenbank abgespeichert sind, mit Hilfe einer Textdatei verdeutlicht werden, wo die Metadaten zu finden sind. Damit die Textdatei auch als eine Hilfedatei erkannt wird, kann man ihr den Namen "README" oder "LIESMICH" geben. Die Schreibung mit Großbuchstaben erhöht die Auffälligkeit der Datei. Durch eine vorangestellte Null oder einen vorangestellten Unterstrich kann sie auch in der Sortierung an den Anfang gestellt werden.

Mittels eines Dokumentenmangaementsystems, kann eine Dateiablage auch datenbankgestützt Verwaltet werden, was jedoch einen höheren technischen Aufwand erfordert. Der Vorteil ist, dass Dateien nach beliebigen Kriterien sortiert und gesucht werden können. Jedoch kann eine mit einem Dokumentenmanagementsystem erstellte Dateiablage ohne dieses System unter Umständen nicht mehr verständlich sein, da für die Dateien abstrakte Bezeichnungen vom System vergeben werden.