Digitale Daten sind nur dann über einen längeren Zeitraum sicher, wenn sie mehr als einmal gespeichert werden. Es müssen also mindestens zwei Sicherungskopien auf physisch getrennten Speichermedien vorliegen, um etwa bei einem Hardwaredefekt auf eine alternative Sicherungskopie zugreifen zu können.

Die Sicherung von Daten auf unterschiedlichen Arbeitsgeräten wird erleichtert, wenn diese zunächst auf einem Datenträger gesammelt werden und dieser dann gesichert wird.

Zur Bearbeitung geöffnete Dateien sollten in kürzeren Abständen gespeichert werden, um einem Verlust von stundenlanger Arbeit infolge etwa eines Stromausfalls vorzubeugen. Von diesen Arbeitsversionen sollten regelmäßig, beispielsweise nach jedem Arbeitstag, Kopien auf externen Speichermedien angefertigt werden, welche in die mittelfristige Sicherung übergehen.

Um Datenverlust vorzubeugen, ist es unerlässlich eine geeignete Sicherungsstrategie zu verwenden. Dabei muss zwischen einer kurzfristigen Speicherung und einer mittelfristigen Sicherung unterschieden werden. Ersteres meint, wie Daten während der Erstellung und Bearbeitung gespeichert werden. Letzteres bezieht sich auf einen längeren Speicherzeitraum, der durchaus auch mehrere Monate betragen kann, stellt also ein klassisches Backup der Daten dar.

Die Sicherungsstrategie legt fest, wie die Datensicherung erfolgen soll und berücksichtigt folgende Fragen: