Trognitz

Martina
DAI - IANUS

Kurzfristige Speicherung

Zur Bearbeitung geöffnete Dateien sollten in kürzeren Abständen gespeichert werden, um einem Verlust von stundenlanger Arbeit infolge etwa eines Stromausfalls vorzubeugen. Von diesen Arbeitsversionen sollten regelmäßig, beispielsweise nach jedem Arbeitstag, Kopien auf externen Speichermedien angefertigt werden, welche in die mittelfristige Sicherung übergehen.

Versionskontrolle

Wenn unterschiedliche Personen an einer Datei arbeiten, ist es wichtig, die verschiedenen Änderungen und Entwicklungsstadien zu verfolgen und zu kennzeichnen. Nur so kann vermieden werden, dass an der falschen Dateiversion gearbeitet wird oder diese gar gelöscht wird. Dateiversionen, die nicht mehr benötigt werden, sollten bei Bedarf gelöscht werden.

Es gibt mehrere Strategien, um die Versionskontrolle durchzuführen, die im Folgenden erläutert werden.

Dateibenennung

Üblicherweise besteht der Dateiname einer Datei aus dem eigentlichen Namen und der durch einen Punkt getrennten Dateinamenserweiterung, die das Format der Datei angibt. Die Erweiterung wird in der Regel von dem Programm, mit dem die Datei gespeichert wurde, automatisch an den Dateinamen gehängt.

Dateiablage

Mit Dateiablage ist hier vor allem die Ordnerstruktur gemeint. Für die Benennung der Ordner gelten die gleichen Regeln, wie für die Dateibenennung, die im Abschnitt Dateibenennung thematisiert werden. Lediglich die Dateinamenserweiterung wird bei Ordnernamen nicht verwendet. Die Dateiablage sollte selbsterklärend sein und unpräzise Namen wie etwa "In Arbeit" vermieden werden.

Dateispeicherung und -sicherung

Um Datenverlust vorzubeugen, ist es unerlässlich eine geeignete Sicherungsstrategie zu verwenden. Dabei muss zwischen einer kurzfristigen Speicherung und einer mittelfristigen Sicherung unterschieden werden. Ersteres meint, wie Daten während der Erstellung und Bearbeitung gespeichert werden. Letzteres bezieht sich auf einen längeren Speicherzeitraum, der durchaus auch mehrere Monate betragen kann, stellt also ein klassisches Backup der Daten dar.

Die Sicherungsstrategie legt fest, wie die Datensicherung erfolgen soll und berücksichtigt folgende Fragen:

Dateiverwaltung

Der tägliche Umgang mit digitalen Daten wird durch eine effiziente Dateiverwaltung erheblich erleichtert. Aussagekräftige Dateinamen, die auch für Dritte verständlich sind, sorgen dafür, dass die Dateien gefunden und deren Inhalt verstanden wird. Einheitliche Dateinamensstrukturen erhöhen die Lesbarkeit. Die konsequente Einhaltung von Versionierungsangaben sorgt dafür, dass immer mit der richtigen Dateiversion gearbeitet wird und eine selbsterklärende Ordnerstruktur hilft dabei auch in großen Projekten bestimmte Dateien wiederzufinden.

Dokumentation

Das wichtigste Kriterium für die Archivierung und Nachnutzbarkeit von Daten ist neben technischen Aspekten, wie die Wahl eines geeigneten Langzeitformates, eine vollständige Dokumentation . Viele Dokumente und Dateien sind nicht aus sich selbst heraus verständlich. Sie stehen immer in einem gewissen Forschungs- oder Projektkontext, der für die Nachnutzung dokumentiert werden muss. Damit Forschungsdaten von Dritten gefunden und sinnvoll verwertet werden können, müssen sie durch zusätzliche Informationen ergänzt und strukturiert beschrieben werden.

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