Trognitz

Martina
DAI - IANUS

Kurzfristige Speicherung

Zur Bearbeitung ge├Âffnete Dateien sollten in k├╝rzeren Abst├Ąnden gespeichert werden, um einem Verlust von stundenlanger Arbeit infolge etwa eines Stromausfalls vorzubeugen. Von diesen Arbeitsversionen sollten regelm├Ą├čig, beispielsweise nach jedem Arbeitstag, Kopien auf externen Speichermedien angefertigt werden, welche in die mittelfristige Sicherung ├╝bergehen.

Versionskontrolle

Wenn unterschiedliche Personen an einer Datei arbeiten, ist es wichtig, die verschiedenen ├änderungen und Entwicklungsstadien zu verfolgen und zu kennzeichnen. Nur so kann vermieden werden, dass an der falschen Dateiversion gearbeitet wird oder diese gar gel├Âscht wird. Dateiversionen, die nicht mehr ben├Âtigt werden, sollten bei Bedarf gel├Âscht werden.

Es gibt mehrere Strategien, um die Versionskontrolle durchzuf├╝hren, die im Folgenden erl├Ąutert werden.

Dateibenennung

├ťblicherweise besteht der Dateiname einer Datei aus dem eigentlichen Namen und der durch einen Punkt getrennten Dateinamenserweiterung, die das Format der Datei angibt. Die Erweiterung wird in der Regel von dem Programm, mit dem die Datei gespeichert wurde, automatisch an den Dateinamen geh├Ąngt.

Dateiablage

Mit Dateiablage ist hier vor allem die Ordnerstruktur gemeint. F├╝r die Benennung der Ordner gelten die gleichen Regeln, wie f├╝r die Dateibenennung, die im Abschnitt Dateibenennung thematisiert werden. Lediglich die Dateinamenserweiterung wird bei Ordnernamen nicht verwendet. Die Dateiablage sollte selbsterkl├Ąrend sein und unpr├Ązise Namen wie etwa "In Arbeit" vermieden werden.

Dateispeicherung und -sicherung

Um Datenverlust vorzubeugen, ist es unerl├Ąsslich eine geeignete Sicherungsstrategie zu verwenden. Dabei muss zwischen einer kurzfristigen Speicherung und einer mittelfristigen Sicherung unterschieden werden. Ersteres meint, wie Daten w├Ąhrend der Erstellung und Bearbeitung gespeichert werden. Letzteres bezieht sich auf einen l├Ąngeren Speicherzeitraum, der durchaus auch mehrere Monate betragen kann, stellt also ein klassisches Backup der Daten dar.

Die Sicherungsstrategie legt fest, wie die Datensicherung erfolgen soll und ber├╝cksichtigt folgende Fragen:

Dateiverwaltung

Der t├Ągliche Umgang mit digitalen Daten wird durch eine effiziente Dateiverwaltung erheblich erleichtert. Aussagekr├Ąftige Dateinamen, die auch f├╝r Dritte verst├Ąndlich sind, sorgen daf├╝r, dass die Dateien gefunden und deren Inhalt verstanden wird. Einheitliche Dateinamensstrukturen erh├Âhen die Lesbarkeit. Die konsequente Einhaltung von Versionierungsangaben sorgt daf├╝r, dass immer mit der richtigen Dateiversion gearbeitet wird und eine selbsterkl├Ąrende Ordnerstruktur hilft dabei auch in gro├čen Projekten bestimmte Dateien wiederzufinden.

Dokumentation

Das wichtigste Kriterium f├╝r die Archivierung und Nachnutzbarkeit von Daten ist neben technischen Aspekten, wie die Wahl eines geeigneten Langzeitformates, eine vollst├Ąndige Dokumentation . Viele Dokumente und Dateien sind nicht aus sich selbst heraus verst├Ąndlich. Sie stehen immer in einem gewissen Forschungs- oder Projektkontext, der f├╝r die Nachnutzung dokumentiert werden muss. Damit Forschungsdaten von Dritten gefunden und sinnvoll verwertet werden k├Ânnen, m├╝ssen sie durch zus├Ątzliche Informationen erg├Ąnzt und strukturiert beschrieben werden.

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